Созвон закончился, все разошлись работать, а через некоторое время нужно вспомнить, что именно решили. Общий смысл разговора ещё держится в голове. Точная договорённость — уже не всегда. Я руководитель разработки, созвонов у меня много, и с этой проблемой я столкнулся напрямую: сказанное терялось.
Обычно в такой ситуации хочется стать собраннее. Лучше слушать. Быстрее записывать. Не забывать открывать записи. В общем, назначить себя одновременно руководителем, секретарём и сторожем у шкафа с бумагами.
Я выбрал другой путь.
Память была назначена крайней
Проблема была не в том, что память плохая. Она просто занималась работой, которую ей поручили без всякого согласия: удержать разговор, отделить решение от обсуждения, запомнить формулировку и ещё вовремя напомнить, где всё это искать.
Если запись не появилась, виновата память. Если появилась, но лежит неизвестно где, снова она. Если договорённость вспомнилась слишком поздно — ну вы поняли, крайний уже назначен.
Это похоже на ключ от квартиры, который каждый день кладут в новое место. Сегодня на полку, завтра в карман куртки, послезавтра рядом с чайником. Можно тренировать внимательность. А можно наконец выбрать крючок у двери.
У меня изменилось именно это правило: рабочая договорённость должна жить не в голове, а в записи. Голова может помнить её, если хочет. Но должностной инструкции у неё больше нет.
Записать — ещё не значит сохранить
Одной записи мало. Её ещё нужно положить туда, где она не затеряется среди сообщений, случайных черновиков и других следов насыщенной жизни.
Шкаф не становится удобным оттого, что в него поместилось больше вещей. Если носки лежат рядом с документами, а ключи закопаны под зимней курткой, вместительность уже не очень радует. С записями так же: главное не только сохранить, но и заранее решить, где искать.
Поэтому я стал держать записи у себя обычными файлами. Не в виде обещания какого-то сервиса, что всё будет хорошо, а как файлы, место которых определяю я.
Для меня это похоже на разницу между своим шкафом и чужой кладовкой. В кладовку тоже можно отнести коробки. Но правила входа, порядок внутри и сама судьба помещения зависят уже не только от вас. Свой шкаф скромнее. Зато понятно, где ручка.
Дисциплина не должна быть единственной опорой
Можно построить весь порядок на правильном поведении: после каждого созвона не отвлекаться, открыть нужное место, аккуратно назвать запись, переложить её куда следует и потом не забыть вернуться.
Звучит прекрасно. Почти как обещание с понедельника делать зарядку, разбирать почту и никогда не складывать одежду на стул. Мы все знаем этот удивительный предмет мебели: вечером это просто стул, а к пятнице уже самостоятельный отдел гардероба.
Я не хотел, чтобы сохранность договорённостей зависела только от очередного усилия. Повторяемую часть работы лучше отдавать автоматике: записи должны попадать в заранее выбранное место без отдельного подвига каждый раз.
Это не отменяет мою ответственность за смысл. Никакая автоматика не решит за меня, что было важным и с чем я согласился. Но носить коробки до шкафа и каждый раз вспоминать адрес шкафа — не та работа, на которой стоит проверять силу характера.
Что на самом деле изменилось
Я не стал считать, что теперь можно ничего не помнить. Изменился порядок доверия.
Раньше запись была подстраховкой для памяти: сначала я должен удержать главное, а потом, если повезёт, найти подтверждение. Теперь память — это удобная подсказка, а запись должна быть тем местом, куда я иду за формулировкой.
По смыслу это ближе к расписке. Участники разговора могут прекрасно помнить, о чём договорились. Но расписка нужна не потому, что у всех внезапно отказывает память. Она отделяет ощущение «кажется, решили так» от зафиксированных слов.
Ещё одно изменение — мне больше не нужно считать забывчивость личным проступком. Если важная запись зависит от того, вспомнил ли человек о ней в конце длинного дня, плохо устроен сам порядок. Ругать память здесь примерно так же полезно, как отчитывать ключ за то, что его снова оставили неизвестно где.
Как убрать память с этой должности
Необязательно сразу перестраивать всё. Достаточно выбрать несколько правил, которые не требуют ежедневного героизма:
- определить одно понятное место для рабочих записей;
- держать записи у себя обычными файлами, если вам важно самостоятельно решать, где они лежат;
- повторяемые действия по возможности поручить автоматике, а не обещанию «теперь-то я точно не забуду»;
- отдельно отмечать итог разговора, а не хранить целую гору слов в надежде когда-нибудь её разобрать.
Подойдёт и другой способ, если он решает главную задачу: договорённость не должна исчезать только потому, что человек устал, отвлёкся или перешёл к следующему созвону. Можно выбрать приложение, бумагу или папку с файлами. Но место должно быть понятным, а записи — доступными без игры в археолога.
Для меня перемена оказалась не в том, чтобы помнить больше. Я просто перестал считать память хранилищем, секретарём и свидетелем одновременно. У неё и без этого хватает дел.
Вы бы доверили повторяемую часть работы автоматике — или взрослый человек обязан сам помнить все договорённости?